Tech-o-tropia

Ka¿dy z nas musi czasem napisaæ do kogo¶ maila i chocia¿ dzi¶, w czasach rozkwitu komunikatorów internetowych e-mail wydaje siê nieco archaicznym sposobem komunikacji, jest on ci±gle intensywnie stosowany (i bardzo dobrze). Warto wiêc wiedzieæ jak napisaæ maila w sposób mo¿liwie jak najbardziej profesjonalny, elegancki i schludny.

Ale po co w³a¶ciwie uczyæ siê pisania maili? Przecie¿ list to list - temat, tre¶æ i podpis. Gdzie mo¿na tu pope³niæ jaki¶ b³±d?

Czêsto osoby odpowiedzialne za korespondencjê maj± du¿o pracy i nierzadko zdarza siê, ¿e je¶li mail jest napisany w sposób niechlujny, prymitywny i amatorski, odpowied¼ jest krótka, lapidarna i nie rozwi±zuje naszego problemu.
Z drugiej strony mail skomponowany przy u¿yciu wysublimowanego, górnolotnego jêzyka wymusza na adresacie powa¿niejsze podej¶cie do naszej sprawy.

Innymi s³owy - im e-mail bardziej profesjonalny i “dojrza³y", tym powa¿niej potraktuje nas odbiorca naszego listu, a o to przecie¿ nam chodzi.

Follow up:

Je¶li firma do której piszemy list stoi na przyzwoitym poziomie, to osoba odpowiedzialna za kontakty z u¿ytkownikami czy klientami bêdzie doskonale zna³a zasady poprawnej korespondencji handlowej czy s³u¿bowej i bez problemu odgadnie kim jeste¶my.

Omówiê tu przyk³adowy list pisany po angielsku do zagranicznej firmy, a konkretnie do firmy Blizzard Entertainment w sprawie blokady konta w grze World of Warcraft.

Elementy listu

1. Temat.
2. Przywitanie.
3. W³a¶ciwa tre¶æ.
4. Zakoñczenie i sygnaturka.

1. Temat

Linia subject naszego e-maila to bardzo wa¿ny element ca³ego listu. Poniewa¿ odbiorca mo¿e dziennie dostawaæ wiele podobnych listów, o wiele ³atwiej jest mu odnale¼æ okre¶lony list je¶li jego temat dok³adnie okre¶la poruszony w wiadomo¶ci problem.

Temat maila powinien mieæ najwy¿ej 5-6 wyrazów, nale¿y go skomponowaæ przekazuj±c jak najwiêcej informacji przy u¿yciu jak najmniejszej ilo¶ci s³ów.

Temat musi okre¶laæ przyczynê napisania naszego maila. Problem opisuje sprawê zbyt ogólnie, nie jest wiêc dla nas najlepszym wy¶ciem. Zastosowaæ wiêc mo¿na np.

WoW account locked without a reason.

Gdy odbiorca przeczyta tych kilka wyrazów wie od razu, ¿e problem dotyczy zablokowanego konta w grze World of Warcraft, najprawdopodobniej bez powodu.

Innym przyk³adem mo¿e byæ:

Debian Sarge - problem with Amarok and library xxx 1.0.

Ten temat okre¶la, ¿e nasz problem dotyczy systemu operacyjnego Debian, wersji Sarge, a konkretniej dzia³aj±cego na nim programu Amarok. Okre¶la nawet, ¿e problem zwi±zany jest z jakimi¶ bibliotekami, których wersjê i pe³n± nazwê podali¶my. Prezentuje wiêc powód napisania maila zwiê¼le, lecz precyzyjnie i tak, ¿e po przeczytaniu tematu odbiorca od razu wie mniej wiêcej o czym jest wiadomo¶æ.

Jak NIE pisaæ tematów.

Tematy typu plz help!!!, Problem czy Payment okre¶laj± nasz± intencjê zbyt ogólnie. Nasz ?problem? w mailu do Blizzarda mo¿e dotyczyæ problemów z p³atno¶ci±, problemów z uruchomieniem gry i wielu innych, adresat nie rozpozna ich od razu po pierwszym rzucie oka na temat, a mo¿e mu to bardzo u³atwiæ np. wyszukiwanie poprzednich listów w naszej korespondencji.

Nie mo¿na tak¿e przesadzaæ i pisaæ rozbudowanego, z³o¿onego zdania, temat listu to jedynie TEMAT, d³ugi na jedynie kilka wyrazów. Zatem pole subject w formie zdania My World of Warcraft account has been locked and I don?t know why, please do something about it nie jest oczywi¶cie poprawne. Temat powinien byæ zwiêz³y i najlepiej w formie równowa¿nika, to tre¶æ wiadomo¶ci ma rozwijaæ nasz problem i bardziej szczegó³owo go opisywaæ.

2. Przywitanie

Przywitanie czyli salutation to o wiele ³atwiejsza sprawa. S± w zasadzie dwa rodzaje przywitañ, bardzo ³atwo zrozumieæ kiedy je stosujemy.

Pierwsze stosujemy kiedy piszemy do konkretnej osoby, której nazwisko znamy, np. pisz±c do autora jakiego¶ programu czy okre¶lonego profesora na uniwersytecie. Nie stosujemy go gdy piszemy na ogólny adres mailowy typu support@jakas.firma.com. Maile te mog± byæ odebrane przez ró¿nych ludzi, niekoniecznie przez osobê do której siê zwracamy.
Zatem w tym przypadku stosujemy przywitanie:

Dear Mr Gates

Naturalnie Gates zamieniamy na nazwisko adresata listu. Skrót ?Mr? rozpoczynamy wielk± liter± i mo¿emy zakoñczyæ go kropk±, lecz nie musimy. Natomiast ca³y zwrot Dear Mr Gates koñczymy przecinkiem.
Drugi rodzaj przywitania stosuje siê naturalnie w li¶cie do niesprecyzowanej osoby, np. do kogo¶ z pomocy technicznej. W takim wypadku stosujemy przywitanie

Dear Sir

lub

Dear Madam

lub

Dear Sir or Madam

Zazwyczaj lepiej stosowaæ ten ostatni sposób, dzisiaj nawet administrator serwera mo¿e okazaæ siê kobiet±, a w ten sposób nie urazimy adresata.

W przywitaniu NIE stosujemy wyrazów i zwrotów typu: Welcome, Hello, Greetings, Good morning, Hi czy Salutation.

3. Tre¶æ listu

W tre¶ci listu prezentujemy w³a¶ciw± zawarto¶æ naszej wiadomo¶ci. Musimy tutaj pamiêtaæ przede wszystkim o tym, ¿eby pisaæ jak najkrócej, ale równie¿ wyja¶niæ wszystko jak najdok³adniej. Mo¿na uznaæ, ¿e ka¿de zdanie powinno przekazywaæ jak±¶ informacjê, co najmniej jedn±. Nie stosujmy wiêc ?pustych? zdañ, nie wprowadzaj±cych ¿adnej merytorycznej tre¶ci.

Trzy elementy w³a¶ciwej tre¶ci listu.

W³a¶ciwa tre¶æ listu to trzy elementy: wstêp, rozwiniêcie i zakoñczenie (huh, przypominaj± siê wypracowania z podstawówki, nie? ;) ).

Wstêp- tutaj wyja¶niamy ogólnie powód napisania naszego listu, mo¿na uznaæ, ¿e jest to nieco bardziej rozbudowany i nieco bardziej ogólny temat listu, np.

I have been a loyal World of Warcraft player since the very release of the game. Unfortunately, several days ago I encountered a serious problem with my account (account name Ajantis) which, I believe, is caused by some kind of misunderstanding.

Rozwiniêcie - druga czê¶æ to dok³adne wyja¶nienie naszej sprawy, to st±d adresat dowie siê wszystkich szczegó³ów i to tutaj powinien znajdowaæ siê dok³adny opis problemu (pamiêtaj±c oczywi¶cie, ¿e nikomu nie chce siê czytaæ piêciu stron A4 wywodów jakiego¶ roz¿alonego u¿ytkownika), oraz nasze ¿yczenie jaki uprzemie adresat móg³by spe³niæ

Kolejne my¶li powinny byæ umieszczone w kolejnych akapitach, np.

On monday morning I noticed that I cannot log on to my account, as the game shows me the following error:

“Your account has been suspended for the use of third party programs, if you consider this a mistake, please contact Blizzard support team.”

My account has been created in 2005 and since then, I have not installed, nor used any bots, hacks or other third party programs. Also, my monthly payments have always been settled in due time and I am the only person using my account if that is of any importance.

Thus, I would greatly appreciate if you could look into this matter again and consider unlocking the account.

Zakoñczenie - w zakoñczeniu podkre¶lamy dyskretnie, ¿e z niecierpliwo¶ci± oczekujemy na odpowied¼, mo¿emy tak¿e dodaæ, ¿e nasz problem jest dla nas bardzo istotn± kwesti±, zakoñczenie piszemy tylko w pierwszym li¶cie, nie w kolejnych odpowiedziach, np.

I look forward to hearing from you soon.

albo

As this matter is of great importance to me, I would greatly appreciate a prompt reply.

4. Zakoñczenie i sygnaturka

Ostatnim elementem listu jest jego zakoñczenie. Oddzielamy je od tre¶ci maila dwoma my¶lnikami oraz spacj± (-- ), choæ klient poczty najczê¶ciej doda te znaki za nas. Sprawa wygl±da niezwykle prosto - stosujemy dwa zakoñczenia, które zal¿ne s± od u¿ytego przez nas przywitania.

Je¶li w przywitaniu wpisali¶my Dear Sir or Madam, zakoñczenie listu powinno byæ nastêpuj±ce:

Yours faithfully

Je¶li natomiast znamy osobê do której piszemy i u¿yli¶my formu³y Dear Mr Gates, podajemy w zakoñczeniu:

Yours sincerely

Po obu powy¿szych wyra¿eniach stawiamy przecinek.

Do ka¿dego listu warto równie¿ dodaæ swoj± prywatn± sygnaturkê. Ciekawa sygnaturka przedstawiaj±ca najwa¿niejsze informacje o nadawcy ¶wiadczy o tym, ¿e nie osoba ta prowadzi dosyæ intensywn± korespondencjê, co jeszcze bardziej wzbudza do nas szacunek adresata.

Sygnatura powinna mieæ maksymalnie 5 linijek, warto aby zawiera³a e-mail autora (mimo, ¿e jest on i tak podany w nag³ówku listu), je¶li posiadamy jak±¶ stronê internetow±, mo¿na jej adres równie¿ umie¶ciæ w sygnaturze, w dzisiejszych czasach przydatne okazuje siê równie¿ podanie naszego numeru Gadu-Gadu/ICQ/AIM/MSN itp. Je¶li mamy jeszcze trochê miejsca, mo¿na umie¶ciæ w sygnaturce jaki¶ sympatyczny cytat czy powiedzenie, np.

Grzegorz Maj
ajantis@techotropia.com
www.techotropia.com
www.pcl-pvp.org

albo te¿:

Grzegorz Maj / ajantis@techotropia.com
ICQ: 12345678 / GG: 12345678
“We are but packets
in this Internet of life”

Podsumowanie

Podsumowuj±c, nasz mail wygl±da nastêpuj±co:

Temat: WoW account locked without a reason.

Dear Sir or Madam,

I have been a loyal World of Warcraft player since the very release of the game. Unfortunately, several days ago I encountered a serious problem with my account (account name Ajantis) which, I believe, is caused by some kind of misunderstanding.

On monday morning I noticed that I cannot log on to my account, as the game shows me the following error:

“Your account has been suspended for the use of third party programs, if you consider this a mistake, please contact Blizzard support team.”

My account has been created in 2005 and since then, I have not installed, nor used any bots, hacks or other third party programs. Also, my monthly payments have always been settled in due time and I am the only person using my account if that is of any importance.

Thus, I would greatly appreciate if you could look into this matter again and consider unlocking the account.
As this matter is of great importance to me, I would greatly appreciate a prompt reply.

–
Yours faithfully,
Grzegorz Maj
ajantis@techotropia.com
|- www.techotropia.com
|- www.pcl-pvp.org

Blog zmienia automatycznie dwa krótkie my¶lniki i spacjê przed sygnaturk± na jeden d³ugi my¶lnik, ale nale¿y wstawiæ tam: -- .
I na tym ten skromny poradnik o w miarê profesjonalnych e-mailach po angielsku mo¿na spokojnie zakoñczyæ.

Je¶li kto¶ jest zainteresowany dok³adniejszym opisem ró¿nego rodzaju listów, warto zaopatrzyæ siê w zwi±zan± z tym tematem literaturê, np. bardzo interesuj±c± pozycjê Oxford Handbook of Commercial Correspondence.